Dit whitepaper is voor jou als

• je wilt beginnen met pkm maar hebt geen idee hoe je dit moet aanpakken en wat ‘slim’ is om te doen.
• Je werkt al met een tool, je bent gewoon begonnen en het werkt wel aardig, maar wat zijn eigenlijk de fundamenten van zo’n systeem.

Systeem Principes

De 5 gouden regels voor een PKM systeem dat voor jou werkt

Starten met Persoonlijk Kennis Management

In een wereld waar informatie overvloedig is en onze dagelijkse taken steeds complexer worden, worden we geconfronteerd met een groeiende uitdaging: hoe kunnen we effectief en efficiënt onze informatie beheren? Van e-mails tot projectdocumenten, van notities tot belangrijke bestanden, het lijkt alsof onze digitale omgeving steeds meer verstrikt raakt in een warboel van gegevens.

Stel je het volgende voor: je ontvangt een belangrijk document via e-mail, maar wanneer je het later nodig hebt, moet je door een eindeloze stroom van berichten bladeren om het terug te vinden. Je slaat het document uiteindelijk op, maar waar? In welke map? Bij welk project? Bij welke klant? Het resultaat is een wirwar van submappen en bestanden op je computer, waardoor het vinden van het juiste document een tijdrovende en frustrerende taak wordt.

Het probleem is niet beperkt tot het individu. Zelfs teams en organisaties worstelen met het beheren van hun informatie op een consistente en effectieve manier. Verschillende tools en systemen worden gebruikt, maar vaak ontbreekt het aan een gemeenschappelijke visie en strategie voor het organiseren van informatie.

In deze whitepaper zullen we de essentiële concepten en strategieën verkennen voor het effectief beheren van informatie, bekend als Persoonlijk Kennis Management (PKM). Of je nu worstelt met het opzetten van een PKM-systeem of al bekend bent met tools zoals Notion en Obsidian, we zullen samen ontdekken hoe je jouw informatiestroom kunt stroomlijnen, dubbel werk kunt verminderen, je productiviteit kunt verhogen en meer ruimte kunt maken voor jouw creativiteit.

Maar die problemen die herken je wel. Anders was je dit whitepaper niet aan het lezen. In dit whitepaper zoomen we helemaal uit totdat we alleen de 5 kernbegrippen nog zien. Dit helpt jou om te bepalen hoe je een PKM-systeem kunt opzetten zodat het in de basis staat. Daarna kun je het volledig aanpassen zodat het past bij jouw behoeften, voorkeuren en persoonlijkheid.

Wie zijn wij?

Astrid van de Nieuwenhof

Astrid neemt je mee in het effectief organiseren van je bedrijfsvoering. Niet door de standaard methodieken in te zetten, maar door te ontdekken wat voor jouw bedrijf werkt en een strategie uit te stippelen.

Vanaf het begin van Astrids carrière zijn systemen en processen de rode draad geweest. Eerst als kwaliteitsmanager, nu als Notion consultant. Na vele bedrijven te hebben geholpen aan meer tijd, structuur en werkplezier, weet ze als geen ander wat wel en niet werkt.

Het mag duidelijk zijn, Astrid’s favoriete tool is Notion. Heerlijk om vanaf een wit canvas het zo te maken dat het werkt voor je. Maar wel als middel om jouw doel te bereiken. Astrid gelooft sterk in dat de driehoek ‘processen – systemen – gedrag’ moet kloppen.

Het succes van jouw PKM hangt niet af van de tool!

Wij zijn van mening dat de keuze van de tool niet de eerste belangrijkste vraag is, maar dat je met veel tools wel uit de voeten kunt als je goed nadenkt over de basisprincipes.

Toen wij met elkaar in gesprek gingen, ontdekten we al snel dat er generieke concepten bestaan die we beiden van essentieel belang vinden. Ondanks het feit dat we verschillende tools gebruiken, bleek dat deze basisprincipes verrassend overeen kwamen. Het lijkt alsof er vaak twee kampen zijn: ben je team Obsidian of team Notion? Maar wij geloven sterk dat er concepten zijn die de grenzen van individuele tools overstijgen. Je kunt wellicht pronken met geavanceerde software, maar als de kernprincipes van PKM ontbreken, ben je eigenlijk niet veel meer dan iemand die een stapel losse Word-bestanden beheert.

Het interessante is dat, zelfs als je een andere tool gebruikt, er nog steeds veel te leren valt van de manier waarop anderen hun systemen hebben opgezet. Daarom gaan we ons niet beperken tot het debat tussen Notion en Obsidian, maar richten we ons op de universele principes van PKM.

De 5 gouden regels voor elk Persoonlijk Kennis Management Systeem

Doel

De eerste gouden regel voor elk PKM systeem is dat het belangrijk is te beginnen bij het doel. Ja we know, eigenlijk willen we niet wéér de referentie maken naar Start with Why van Simon Sinek. Je kunt namelijk 1001 dingen bouwen in een PKM systeem, de vraag is of je dat ook écht nodig hebt.

Dagelijks komt er veel informatie op je af, en heb je zelf ontzettend veel gedachten en ideeën. Klakkeloos alles in een systeem stoppen, heeft naar ons idee weinig zin. Het is essentieel om jezelf voortdurend de vraag te stellen: waarom wil ik dit bewaren? Als je het antwoord daarop weet, kun je afhankelijk daarvan ook bepalen waar en hoe je het dan wil opslaan.

Dat betekent ook dat dezelfde informatie verschillend kan worden opgeslagen door verschillende mensen, en toch beide manieren goede oplossingen kunnen zijn, zolang de opgeslagen informatie en de methode van opslaan bijdragen aan het bereiken van jouw doel.

Wil je de informatie op een later moment kunnen delen? Dat vraagt een andere manier van opslaan. Wil je het dagelijks gebruiken? Dan ga je het anders opslaan dan informatie die je 1x per jaar verwacht nodig te hebben.

Onze visie van een waardevol PKM systeem bouwen is dat je zorgvuldig kiest wat je wel en niet in jouw systeem stopt. De kwaliteit van jouw output wordt namelijk vooral bepaald door de kwaliteit van de input! Garbage in is Garbage out.

Één en dezelfde bron

De tweede gouden regel voor elk PKM systeem heeft te maken met de bron en is tweeledig:

• dat je alles naar dezelfde plek brengt;
• dat er maar 1 bron is, en je maar op één plek wijzigingen doorvoert (Single Source of Truth).

Minder keuzestress

“Op de manier waarop we ons onderzoek en schrijven organiseren, kunnen we ook aanzienlijk het aantal beslissingen dat we moeten nemen verminderen. Terwijl er beslissingen moeten worden genomen met betrekking tot de inhoud (wat belangrijker is in een artikel, de verbanden tussen notities, de structuur van een tekst, enz.), kunnen de meeste organisatorische beslissingen van tevoren worden genomen, eenmalig en voor altijd, door te beslissen over één systeem” (How to take smart notes, Sönke Ahrens).

Nauwkeurigheid en Betrouwbaarheid Enerzijds voorkomt één en dezelfde bron dubbel werk en tegelijkertijd verkleint het de kans op verwarring welk document je ook al weer moet hebben. Daarnaast wordt versiebeheer heel wat makkelijker, wat de efficiëntie vergroot en misverstanden minimaliseert. Wanneer informatie op meerdere plaatsen moet worden getoond, kun je het ene stuk in het andere insluiten of ernaar verwijzen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alles samenhangend blijft en dat de gegevens betrouwbaar blijven.

Als je dezelfde informatie op meerdere plekken hebt, en er moet iets aangepast worden, dan moet je dat dus eigenlijk op beide plekken doen. Dat wil je niet. Meestal doe je dat ook niet en dan is de grote vraag ‘wat is de meest recente versie?’.

Weten waar je moet zoeken

Het centraliseren van alle informatie op één locatie geeft je direct toegang tot al jouw informatie. In welk mapje stond het ook al weer? Had ik dit als word document of toch in een notitie app opgeslagen? Had die ene persoon nou een mailtje gestuurd of een whatsappje van dat ene belangrijke document waar ik vandaag aan ging werken. Voor je het weet ben je een half uur aan het zoeken voordat je aan de slag kunt. Als je alles op één plek opslaat weet je in ieder geval zeker dat je daar moet gaan zoeken.

Opbouwen en Groeien Het gebruik van een enkele bron geeft je de mogelijkheid om verder te bouwen op bestaande informatie, waardoor consistentie en samenhang worden bevorderd. Het integreren van alle informatie op één plek maakt het bovendien mogelijk om op een meer geïntegreerde manier te werken en te groeien. In één systeem kun je namelijk makkelijk verbanden leggen tussen verschillende informatiebronnen. Hierdoor ontstaat een dieper begrip van de onderliggende relaties en patronen.

Alles is verbonden

Er is ons altijd aangeleerd om in hiërarchie te denken, zeker als het om files op onze computers gaat. Er is bijvoorbeeld een hoofdmap documenten, daaronder sub-onderwerpen en daaronder weer de aparte projecten met daarin de benodigde documenten. Maar is dit de manier die het beste bij ons als mens past of de manier hoe computers nou eenmaal werken?

Even wat wetenschap: ons brein werkt niet in hiërarchieën, ons brein is een netwerk. Dat plaatsen van files in folders gaat dus volledig tegen onze natuur in. Ons brein werkt als associatieve denker, we kunnen informatie beter terughalen door het te linken met andere gerelateerde concepten of herinneringen. En het wordt zelfs nog sterker als we dit visueel doen in plaats van alleen in tekst.

Door te linken maakt het ook eigenlijk niet meer uit waar in de structuur je een notitie plaatst, door de juiste referentie mee te geven komt het toch terecht op de plaats waar je het zou willen hebben of verwachten. De structuur wordt als het ware belangrijker dan de inhoud zelf.

Een notitie is dus nooit op zichzelf staand. Het heeft altijd associaties met andere dingen. En dit is ook wat betekenis geeft aan kennis, dat het een context heeft. De kunst zit hem in verschillende dingen, namelijk:

• je notitie op zo’n manier verrijken zodat je hem makkelijker terug kunt vinden
• automatisch links maken tussen verschillende notities of concepten

Deze links kunnen zijn bij het linken van begrippen en kennis, maar ook als het gaat om projecten, taken en bijbehorende documenten.

Concrete voorbeelden hiervan zijn:

• een project heeft verschillende taken. Deze taken zijn gelinkt aan dit project en er dus onderdeel van;
• Als je een klant hebt en deze verschillende notities heeft, bijvoorbeeld een intake, een plan en een offerte, dan hebben deze drie notities een overeenkomst, namelijk de klant. Omdat het verbonden is met elkaar, ga je bijvoorbeeld de offerte vinden bij de ‘offertes’ en ook bij de ‘klant’.
• Stel je leest een interessant artikel over ons brein als associatieve denker waarin iets wordt vermeld over visueel denken wat ook een vorm van associatief denken is. In plaats van alles in een notitie bij dat artikel te laten maak je twee nieuwe notities aan; één voor associatieve denker en één voor visueel denken. Deze twee notities link je aan elkaar zodat ze samen waardevoller worden door hun context en tegelijkertijd op zichzelf waardevoller worden door hun eenvoud.

Persoonlijk

Een systeem krijgt pas betekenis als het persoonlijk is. Persoonlijkheid voegt in twee richtingen waarde toe:

1) Jouw persoonlijkheid toevoegen aan jouw systeem

Mensen die elkaar napraten zijn er al genoeg, zeker nu veel mensen gebruik maken van Chat-gpt (wat ook wel een stochastische papagaai wordt genoemd) is er meer en meer behoefte aan jouw visie. Maar wat is dan jouw visie?

Al van oudsher wordt journaling, het opschrijven van jouw gedachten, en het maken en uitwerken van jouw eigen notities gebruikt om scherpere gedachten te krijgen. Door je stem te gebruiken, in woord en geschreven, ontdek je steeds beter je visie.

2) Jouw systeem aanpassen aan jouw persoonlijkheid

De ene werkt visueel het beste, de ander juist met tekst. Voor de een is structuur heel belangrijk voordat ie ergens aan kan beginnen, de ander wil juist beginnen met schrijven en de structuur komt later wel. Hoe werk jij eigenlijk het beste? Hoe kan jij het beste kritisch nadenken? Durf ook op basis daarvan je PKM systeem aan te passen, met de juiste tools te experimenteren zodat jouw gedachten en creativiteit volledig aan gaan.

Automatiseren

Doe je iets 1x is het eenmalig. Doe je datzelfde een tweede keer, dan moet je gaan opletten. Bij een derde keer heb je een patroon en moet je er voor zorgen dat het de 4e keer makkelijker gaat.

Wij weten natuurlijk niet hoe het bij jou is, maar wij worden niet blij van steeds hetzelfde doen. Dikke kans, jij ook niet. Mooi, lees dan vooral verder.

Laten we een aantal voorbeelden noemen uit de praktijk, die wij geautomatiseerd hebben:

• dagelijkse taak in onze takenlijst met ‘daily review’ (… en wekelijks met ‘weekly review’);
• een template waar alle items in komen die we willen verzamelen als we een boek gelezen hebben, inclusief de acties die we willen nemen naar aanleiding van het lezen van het boek. Je moet er natuurlijk wel iets mee doen, waarom sla je het anders op? Het liefste gaat het verzamelen van dingen zoals de schrijver van het boek en het opslaan van de cover ook automatisch natuurlijk;
• een nieuw overleg? Alles staat klaar wat daarvoor nodig is. Zo maak je snel je aantekeningen, weet je met wie het overleg was en heb je snel nieuwe acties uit het overleg vastgelegd. En wat dat dan is? Dat verschilt per persoon. Ga dus ook zeker na voor jezelf wat jij vast wil leggen. Wees niet te bang zijn om nu een template te maken, wat mogelijk niet helemaal volledig is. Pas het steeds aan op basis van je ervaringen.
• bij een nieuw project, wordt alles gevuld, per type project. Is dat een project met een live dag bijvoorbeeld? Dan worden die acties ook automatisch aangemaakt, zodra het juiste template is gekozen. Vergeet je nooit meer die lunch te bestellen een paar dagen van te voren;
• als je informatie van andere plekken die relevant is voor de notitie waar je op dat moment in zit wilt toevoegen aan die huidige notitie, dan moet dat automatisch gaan. Door bijvoorbeeld de backlinks te laten zien naar informatie van eenzelfde onderwerp of een extra kolom aan te maken in een database zodat je een uit een gelinkte database de relevante informatie kunt laten zien.

Dit whitepaper is samen met Astrid van de Nieuwenhof tot stand gekomen en staat ook op de webisite van Flowtion