Whitepaper Systeem Principes

Whitepaper Systeem Principes

Dit whitepaper is voor jou als

  • je wilt beginnen met pkm maar hebt geen idee hoe je dit moet aanpakken en wat ‘slim’ is om te doen.
  • Je werkt al met een tool, je bent gewoon begonnen en het werkt wel aardig, maar wat zijn eigenlijk de fundamenten van zo’n systeem.

Systeem Principes

De 5 gouden regels voor een PKM systeem dat voor jou werkt

Starten met Persoonlijk Kennis Management

In een wereld waar informatie overvloedig is en onze dagelijkse taken steeds complexer worden, worden we geconfronteerd met een groeiende uitdaging: hoe kunnen we effectief en efficiënt onze informatie beheren? Van e-mails tot projectdocumenten, van notities tot belangrijke bestanden, het lijkt alsof onze digitale omgeving steeds meer verstrikt raakt in een warboel van gegevens.

Stel je het volgende voor: je ontvangt een belangrijk document via e-mail, maar wanneer je het later nodig hebt, moet je door een eindeloze stroom van berichten bladeren om het terug te vinden. Je slaat het document uiteindelijk op, maar waar? In welke map? Bij welk project? Bij welke klant? Het resultaat is een wirwar van submappen en bestanden op je computer, waardoor het vinden van het juiste document een tijdrovende en frustrerende taak wordt.

Het probleem is niet beperkt tot het individu. Zelfs teams en organisaties worstelen met het beheren van hun informatie op een consistente en effectieve manier. Verschillende tools en systemen worden gebruikt, maar vaak ontbreekt het aan een gemeenschappelijke visie en strategie voor het organiseren van informatie.

In deze whitepaper zullen we de essentiële concepten en strategieën verkennen voor het effectief beheren van informatie, bekend als Persoonlijk Kennis Management (PKM). Of je nu worstelt met het opzetten van een PKM-systeem of al bekend bent met tools zoals Notion en Obsidian, we zullen samen ontdekken hoe je jouw informatiestroom kunt stroomlijnen, dubbel werk kunt verminderen, je productiviteit kunt verhogen en meer ruimte kunt maken voor jouw creativiteit.

Maar die problemen die herken je wel. Anders was je dit whitepaper niet aan het lezen. In dit whitepaper zoomen we helemaal uit totdat we alleen de 5 kernbegrippen nog zien. Dit helpt jou om te bepalen hoe je een PKM-systeem kunt opzetten zodat het in de basis staat. Daarna kun je het volledig aanpassen zodat het past bij jouw behoeften, voorkeuren en persoonlijkheid.

Wie zijn wij?

Astrid van de Nieuwenhof

Astrid neemt je mee in het effectief organiseren van je bedrijfsvoering. Niet door de standaard methodieken in te zetten, maar door te ontdekken wat voor jouw bedrijf werkt en een strategie uit te stippelen.

Vanaf het begin van Astrids carrière zijn systemen en processen de rode draad geweest. Eerst als kwaliteitsmanager, nu als Notion consultant. Na vele bedrijven te hebben geholpen aan meer tijd, structuur en werkplezier, weet ze als geen ander wat wel en niet werkt.

Het mag duidelijk zijn, Astrid’s favoriete tool is Notion. Heerlijk om vanaf een wit canvas het zo te maken dat het werkt voor je. Maar wel als middel om jouw doel te bereiken. Astrid gelooft sterk in dat de driehoek ‘processen – systemen – gedrag’ moet kloppen.

Marieke van Vliet

Marieke is een ervaren IT Business Analist met een PhD in Neuroscience. Ze doet onderzoek naar Moral Design Strategy en is de oprichter van het Breinpaleis. Het Breinpaleis is de plek waar onze notities en gedachten samensmelten tot wijsheid en we moeiteloos kunnen terugvinden wat we zoeken. Het is de plek waar technologie ons helpt context te creëren voor onze kennis en gedachten.

Dankzij geavanceerde technologie en diepgewortelde social media speelt de huidige maatschappij steeds beter in op onze verlangens, waardoor we steeds meer willen.

Marieke’s missie? Mensen helpen zich niet te verliezen in de ratrace van tech maar technologie voor zich te laten werken. Marieke gelooft dat technologie kan bijdragen aan de complexe en rijke ervaring die ons mens maakt. Zolang we het maar met intentie inzetten.

Marieke’s favoriete tool is Obsidian! De organische manier van kennismanagement plus de ontelbare mogelijkheden met een tool die future-proof is zijn voor haar de redenen om voor Obsidian te kiezen.

Het succes van jouw PKM hangt niet af van de tool!

Wij zijn van mening dat de keuze van de tool niet de eerste belangrijkste vraag is, maar dat je met veel tools wel uit de voeten kunt als je goed nadenkt over de basisprincipes.

Toen wij met elkaar in gesprek gingen, ontdekten we al snel dat er generieke concepten bestaan die we beiden van essentieel belang vinden. Ondanks het feit dat we verschillende tools gebruiken, bleek dat deze basisprincipes verrassend overeen kwamen. Het lijkt alsof er vaak twee kampen zijn: ben je team Obsidian of team Notion? Maar wij geloven sterk dat er concepten zijn die de grenzen van individuele tools overstijgen. Je kunt wellicht pronken met geavanceerde software, maar als de kernprincipes van PKM ontbreken, ben je eigenlijk niet veel meer dan iemand die een stapel losse Word-bestanden beheert.

Het interessante is dat, zelfs als je een andere tool gebruikt, er nog steeds veel te leren valt van de manier waarop anderen hun systemen hebben opgezet. Daarom gaan we ons niet beperken tot het debat tussen Notion en Obsidian, maar richten we ons op de universele principes van PKM.

De 5 gouden regels voor elk Persoonlijk Kennis Management Systeem

Doel

De eerste gouden regel voor elk PKM systeem is dat het belangrijk is te beginnen bij het doel. Ja we know, eigenlijk willen we niet wéér de referentie maken naar Start with Why van Simon Sinek. Je kunt namelijk 1001 dingen bouwen in een PKM systeem, de vraag is of je dat ook écht nodig hebt.

Dagelijks komt er veel informatie op je af, en heb je zelf ontzettend veel gedachten en ideeën. Klakkeloos alles in een systeem stoppen, heeft naar ons idee weinig zin. Het is essentieel om jezelf voortdurend de vraag te stellen: waarom wil ik dit bewaren? Als je het antwoord daarop weet, kun je afhankelijk daarvan ook bepalen waar en hoe je het dan wil opslaan.

Dat betekent ook dat dezelfde informatie verschillend kan worden opgeslagen door verschillende mensen, en toch beide manieren goede oplossingen kunnen zijn, zolang de opgeslagen informatie en de methode van opslaan bijdragen aan het bereiken van jouw doel.

Wil je de informatie op een later moment kunnen delen? Dat vraagt een andere manier van opslaan. Wil je het dagelijks gebruiken? Dan ga je het anders opslaan dan informatie die je 1x per jaar verwacht nodig te hebben.

Onze visie van een waardevol PKM systeem bouwen is dat je zorgvuldig kiest wat je wel en niet in jouw systeem stopt. De kwaliteit van jouw output wordt namelijk vooral bepaald door de kwaliteit van de input! Garbage in is Garbage out.

Één en dezelfde bron

De tweede gouden regel voor elk PKM systeem heeft te maken met de bron en is tweeledig:

  • dat je alles naar dezelfde plek brengt;
  • dat er maar 1 bron is, en je maar op één plek wijzigingen doorvoert (Single Source of Truth).

Minder keuzestress

“Op de manier waarop we ons onderzoek en schrijven organiseren, kunnen we ook aanzienlijk het aantal beslissingen dat we moeten nemen verminderen. Terwijl er beslissingen moeten worden genomen met betrekking tot de inhoud (wat belangrijker is in een artikel, de verbanden tussen notities, de structuur van een tekst, enz.), kunnen de meeste organisatorische beslissingen van tevoren worden genomen, eenmalig en voor altijd, door te beslissen over één systeem” (How to take smart notes, Sönke Ahrens).

Nauwkeurigheid en Betrouwbaarheid Enerzijds voorkomt één en dezelfde bron dubbel werk en tegelijkertijd verkleint het de kans op verwarring welk document je ook al weer moet hebben. Daarnaast wordt versiebeheer heel wat makkelijker, wat de efficiëntie vergroot en misverstanden minimaliseert. Wanneer informatie op meerdere plaatsen moet worden getoond, kun je het ene stuk in het andere insluiten of ernaar verwijzen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alles samenhangend blijft en dat de gegevens betrouwbaar blijven.

Als je dezelfde informatie op meerdere plekken hebt, en er moet iets aangepast worden, dan moet je dat dus eigenlijk op beide plekken doen. Dat wil je niet. Meestal doe je dat ook niet en dan is de grote vraag ‘wat is de meest recente versie?’.

Weten waar je moet zoeken

Het centraliseren van alle informatie op één locatie geeft je direct toegang tot al jouw informatie. In welk mapje stond het ook al weer? Had ik dit als word document of toch in een notitie app opgeslagen? Had die ene persoon nou een mailtje gestuurd of een whatsappje van dat ene belangrijke document waar ik vandaag aan ging werken. Voor je het weet ben je een half uur aan het zoeken voordat je aan de slag kunt. Als je alles op één plek opslaat weet je in ieder geval zeker dat je daar moet gaan zoeken.

Opbouwen en Groeien Het gebruik van een enkele bron geeft je de mogelijkheid om verder te bouwen op bestaande informatie, waardoor consistentie en samenhang worden bevorderd. Het integreren van alle informatie op één plek maakt het bovendien mogelijk om op een meer geïntegreerde manier te werken en te groeien. In één systeem kun je namelijk makkelijk verbanden leggen tussen verschillende informatiebronnen. Hierdoor ontstaat een dieper begrip van de onderliggende relaties en patronen.

Alles is verbonden

Er is ons altijd aangeleerd om in hiërarchie te denken, zeker als het om files op onze computers gaat. Er is bijvoorbeeld een hoofdmap documenten, daaronder sub-onderwerpen en daaronder weer de aparte projecten met daarin de benodigde documenten. Maar is dit de manier die het beste bij ons als mens past of de manier hoe computers nou eenmaal werken?

Even wat wetenschap: ons brein werkt niet in hiërarchieën, ons brein is een netwerk. Dat plaatsen van files in folders gaat dus volledig tegen onze natuur in. Ons brein werkt als associatieve denker, we kunnen informatie beter terughalen door het te linken met andere gerelateerde concepten of herinneringen. En het wordt zelfs nog sterker als we dit visueel doen in plaats van alleen in tekst.

Door te linken maakt het ook eigenlijk niet meer uit waar in de structuur je een notitie plaatst, door de juiste referentie mee te geven komt het toch terecht op de plaats waar je het zou willen hebben of verwachten. De structuur wordt als het ware belangrijker dan de inhoud zelf.

Een notitie is dus nooit op zichzelf staand. Het heeft altijd associaties met andere dingen. En dit is ook wat betekenis geeft aan kennis, dat het een context heeft. De kunst zit hem in verschillende dingen, namelijk:

  • je notitie op zo’n manier verrijken zodat je hem makkelijker terug kunt vinden
  • automatisch links maken tussen verschillende notities of concepten

Deze links kunnen zijn bij het linken van begrippen en kennis, maar ook als het gaat om projecten, taken en bijbehorende documenten.

Concrete voorbeelden hiervan zijn:

  • een project heeft verschillende taken. Deze taken zijn gelinkt aan dit project en er dus onderdeel van;
  • Als je een klant hebt en deze verschillende notities heeft, bijvoorbeeld een intake, een plan en een offerte, dan hebben deze drie notities een overeenkomst, namelijk de klant. Omdat het verbonden is met elkaar, ga je bijvoorbeeld de offerte vinden bij de ‘offertes’ en ook bij de ‘klant’.
  • Stel je leest een interessant artikel over ons brein als associatieve denker waarin iets wordt vermeld over visueel denken wat ook een vorm van associatief denken is. In plaats van alles in een notitie bij dat artikel te laten maak je twee nieuwe notities aan; één voor associatieve denker en één voor visueel denken. Deze twee notities link je aan elkaar zodat ze samen waardevoller worden door hun context en tegelijkertijd op zichzelf waardevoller worden door hun eenvoud.

Persoonlijk

Een systeem krijgt pas betekenis als het persoonlijk is. Persoonlijkheid voegt in twee richtingen waarde toe:

1) Jouw persoonlijkheid toevoegen aan jouw systeem

Mensen die elkaar napraten zijn er al genoeg, zeker nu veel mensen gebruik maken van Chat-gpt (wat ook wel een stochastische papagaai wordt genoemd) is er meer en meer behoefte aan jouw visie. Maar wat is dan jouw visie?

Al van oudsher wordt journaling, het opschrijven van jouw gedachten, en het maken en uitwerken van jouw eigen notities gebruikt om scherpere gedachten te krijgen. Door je stem te gebruiken, in woord en geschreven, ontdek je steeds beter je visie.

2) Jouw systeem aanpassen aan jouw persoonlijkheid

De ene werkt visueel het beste, de ander juist met tekst. Voor de een is structuur heel belangrijk voordat ie ergens aan kan beginnen, de ander wil juist beginnen met schrijven en de structuur komt later wel. Hoe werk jij eigenlijk het beste? Hoe kan jij het beste kritisch nadenken? Durf ook op basis daarvan je PKM systeem aan te passen, met de juiste tools te experimenteren zodat jouw gedachten en creativiteit volledig aan gaan.

Automatiseren

Doe je iets 1x is het eenmalig. Doe je datzelfde een tweede keer, dan moet je gaan opletten. Bij een derde keer heb je een patroon en moet je er voor zorgen dat het de 4e keer makkelijker gaat.

Wij weten natuurlijk niet hoe het bij jou is, maar wij worden niet blij van steeds hetzelfde doen. Dikke kans, jij ook niet. Mooi, lees dan vooral verder.

Laten we een aantal voorbeelden noemen uit de praktijk, die wij geautomatiseerd hebben:

  • dagelijkse taak in onze takenlijst met ‘daily review’ (… en wekelijks met ‘weekly review’);
  • een template waar alle items in komen die we willen verzamelen als we een boek gelezen hebben, inclusief de acties die we willen nemen naar aanleiding van het lezen van het boek. Je moet er natuurlijk wel iets mee doen, waarom sla je het anders op? Het liefste gaat het verzamelen van dingen zoals de schrijver van het boek en het opslaan van de cover ook automatisch natuurlijk;
  • een nieuw overleg? Alles staat klaar wat daarvoor nodig is. Zo maak je snel je aantekeningen, weet je met wie het overleg was en heb je snel nieuwe acties uit het overleg vastgelegd. En wat dat dan is? Dat verschilt per persoon. Ga dus ook zeker na voor jezelf wat jij vast wil leggen. Wees niet te bang zijn om nu een template te maken, wat mogelijk niet helemaal volledig is. Pas het steeds aan op basis van je ervaringen.
  • bij een nieuw project, wordt alles gevuld, per type project. Is dat een project met een live dag bijvoorbeeld? Dan worden die acties ook automatisch aangemaakt, zodra het juiste template is gekozen. Vergeet je nooit meer die lunch te bestellen een paar dagen van te voren;
  • als je informatie van andere plekken die relevant is voor de notitie waar je op dat moment in zit wilt toevoegen aan die huidige notitie, dan moet dat automatisch gaan. Door bijvoorbeeld de backlinks te laten zien naar informatie van eenzelfde onderwerp of een extra kolom aan te maken in een database zodat je een uit een gelinkte database de relevante informatie kunt laten zien.

Denk je na het lezen van dit whitepaper: Ik wil echt aan de slag met die 5 gouden principes om met mijn kennis om te gaan, kom dan naar onze masterclass, waar je met een concreet plan de virtuele deur uit loopt!

Dit whitepaper is samen met Astrid van de Nieuwenhof tot stand gekomen en staat ook op de webisite van Aranea advies 

Nieuw jaar, nieuwe doelen

Nieuw jaar, nieuwe doelen

Een nieuw jaar is toch altijd zo’n moment waarop je nieuwe energie krijgt om dingen aan te pakken. Ik ben bijvoorbeeld de gang aan het aanpakken, ik schaamde me een beetje voor de rotzooi elke keer als er een vader of moeder een kind kwam ophalen wat bij ons aan het spelen was. Opruimen dus, en gelijk een hele make-over!

Digitaal doe ik dat ook. Even de bezem er doorheen. Welke projecten kunnen naar mijn someday-maybe lijst (wat praktisch inhoud dat ik de status van doing naar paused of abandoned zet) verplaatst worden? Waar stop ik mee, waar ga ik mee door. Klopt de structuur nog wel die ik had bedacht. Welke prio geef ik aan alle verschillende projecten? En, natuurlijk, wat zijn voor het komende jaar mijn doelen?

Nou heb ik zelf jaren in een scrum omgeving gewerkt. Ik weet dus goed hoe ik doelen zou moeten stellen. Een aantal mogelijkheden:

SMART

Een smart doel staat voor specific, measurable, achievable, relevant en time-bound. Een smart doel formuleert wat je na een specifieke tijd hebt bereikt.

OKR

OKR staat voor Objectives en Key results. Het wordt in veel technologiebedrijven gebruikt. Objectives zijn geformuleerd als korte inspirerende doelen. De Key results zijn de meetbare statistieken waardoor je weet wanneer je je Objective hebt gehaald.

 

Maar weetje, ik krijg helemaal de kriebels van deze manier van doelen stellen. Ik wil eigenlijk vooral doelen stellen die er voor zorgen dat ik zin krijg mijn bed uit te komen in de ochtend. Dat ik ‘s ochtends een uur eerder op wil staan om er aan te beginnen. Sterker nog, dat ik ‘s avonds écht op tijd mijn bedje in ga, zodat ik ‘s ochtends een uur eerder op kan staan om er aan te beginnen.

Het gevaar van doelen
Ik vind het ontzettend leuk om te bedenken wat ik allemaal zou kunnen gaan doen, wat ik niet wil doen en waar dan de grenzen liggen. Ik krijg dan meestal ook het besef dat ik erg blij ben met waar ik sta en wie ik ben. Maar er is ook een gevaar van doelen stellen. Als je altijd maar bezig bent met wat je in de toekomst graag zou willen, en je bent daar dus nu nog niet, kan dat betekenen dat je ontevreden wordt met wie je nu op dit moment bent! Een stukje obsessieve zelfverbetering dat deze bedrijfstechnieken worden toegepast op je privé leven.

Maar hé, een beetje nadenken over wat je wil is wel handig, anders doe je je ding en flitst je leven zo voorbij. Doe je misschien alleen maar dingen die je eigenlijk niet zo heel leuk vindt. Door af en toe even te reflecteren en te bedenken waar je blij van wordt en wat voor type persoon je wilt zijn leef je met intentie .

Maar hoe bepaal je dan die doelen? Of waardes, of hoe je het ook wilt noemen?
Een tegenhanger van een SMART doel is een PACT doel: Purposeful, Actionable, Continuous en Trackable. Wat meer focus op het proces in plaats van op het resultaat, want het proces is iets waar je invloed op hebt.

Ik doe het vaak gewoon wat meer op gevoel in plaats van met zo’n mooi acroniem:

  • het moet realistisch zijn, maar ook wel ambitieus
  • Het moet een beetje vaag zijn, zodat ik nog genoeg vrijheid voel
  • Ik moet kunnen zien dat ik progressie maak, meetbaar dus, maar niet zo strikt
  • Ik moet er een fijner mens van worden
  • Ik moet er ook vooral heel blij van worden en energie van krijgen

 

Voor het komende jaar heb ik er een aantal opgeschreven, en ik heb meteen bedacht wat het dan dagelijks betekend om die doelen te behalen aan het einde van het jaar. Één van die doelen is dat ik komend jaar meer impact wil maken met artikelen. Om dat te kunnen doen moet ik allereerst meer gaan schrijven. Aan ideeën heb ik meestal geen gebrek, maar veel van mijn geschreven artikelen ziet nooit de buitenkant van mijn Breinpaleis. Dus ik ga 2 dingen visualiseren: hoeveel woorden heb ik, in artikelen, geschreven? En hoeveel zijn er daarvan daadwerkelijk gepubliceerd? Dit geeft sowieso inzicht, maar ook een drive om wat meer te gaan publiceren. Ik heb dit nu op mijn 2024 dashboard staan en deze grafiekjes en tabellen worden automatisch ge-update als ik meer schrijf.

Ik heb er zin in! Dit artikel is meteen al het resultaat.

Mijn literatuur workflow

Mijn literatuur workflow

Een ding wat ik met mezelf heb afgesproken bij het toevoegen van informatie aan mijn Breinpaleis, is dat ik dat zo waardevol mogelijk wil maken. Ik wil niet het hele internet nabouwen.

 

Maar wat houdt dat in? Wat betekent het om iets zo waardevol mogelijk te maken?

Ik denk dat er twee verschillende mogelijkheden in zijn om informatie aan je Breinpaleis toe te voegen:

 

  1. Je voegt álles direct toe aan je Breinpaleis. Je clipt artikelen die je interessant vind en plaatst ze direct in Obsidian. Je hebt al jouw notities erin staan, van foto’s tot bonnetjes tot pdf’s en natuurlijk notities, handgeschreven of getypt. Dit doe je met het idee dat je dan altijd alleen op één plek hoeft te zoeken, en dat is in je Breinpaleis.
  2. Je voegt zo min mogelijk toe aan je Breinpaleis. Dan is er ook minder beschikbaar waar je doorheen hoeft te zoeken. Je voegt alleen dingen toe die én heel erg met je resoneren én waar je zelf op een of andere manier iets aan hebt toegevoegd. Een mening bij een quote of de meest waardevolle stukjes uit een artikel.

Ik zit aan kant 2 van dit spectrum. En daar is mijn workflow op gebaseerd.

Er komen eigenlijk vanuit 3 kanten dingen binnen in mijn Breinpaleis.

  • Rechtstreeks – eigen notities: artikelen, overzichten of samenvattingen of fysieke boeken waarvan ik de highlights en mijn gedachten opneem bijvoorbeeld.

  • Via Zotero – Daar trek ik eigenlijk alleen een notitie naar binnen als ik hem als referentie ergens wil gebruiken. Artikelen komen in mijn Zotero via bijvoorbeeld google scolar, Elicit of Research Rabbit

  • Via Readwise – en dat is eigenlijk de rest. Daar lees ik in en highlight ik en maak ik notities. Hier zitten veel andere services dan weer aan verbonden.

    • Feedly: hier komen allerlei relevante bronnen bij elkaar en kan ik eruit pikken wat ik interessant vind, alleen dát gaat naar Readwise
    • Nieuwsbrieven: die kun je ook rechtstreeks in Readwise binnen laten komen, maar ik kies er voor daar nog een filter voor te zetten, dus alleen de relevante edities van een nieuwsbrief komen in Readwise terecht

    • Webclips – alleen de artikelen waarvan ik écht de intentie heb ze te lezen

    • e-books – alleen de e-books waarvan ik écht de intentie heb ze te lezen

    • pdf’s – zowel wetenschappelijke artikelen als andere pdf’s. Ik sleep alleen pdf’s naar mijn readwise – je raad het vast al – als ik écht de intentie heb het te lezen.

Het mooie is dat er een soort afval race ontstaat. Want, ook al heb ik écht de intentie om het te lezen, dat lijstje in Readwise is altijd langer dan ik zou kunnen lezen. Maar het is toch zeker zwaar minder lang dan het lijstje met álle mogelijke artikelen. Zo heb ik een ontzettend waardevolle bibliotheek opgebouwd in mijn Readwise.

 

En dan komt de volgende stap. En dit vind ik zó mooi aan de combi van Readwise en Obsidian: Alleen de highlights van de interessante artikelen komen in mijn Breinpaleis terecht. Dus alleen de gedestilleerde informatie waar ik echt iets mee wil, het liefst uitgebreid met mijn eigen gedachten erbij. Waaróm sla ik deze informatie op, waar doet het mij aan denken gerelateerd aan de onderwerpen die al in mijn Breinpaleis staan. Ik zou ze ook nog een tag kunnen geven of direct een onderwerp of pagina kunnen linken tussen de welbekende blokhaken. Of niet, het onderwerp wordt toch automatisch wel gelinkt.

 

Dit is ook hoe mijn mapjes georganiseerd zijn. Ik heb een map voor Readwise en een andere map voor Zotero. Alle zelfgemaakte artikelen, wat geen boek-samenvattingen zijn, komen in mijn inbox terecht.

 

Ik zie elke stap als een funnel, alleen het meest waardevolle blijft over. Natuurlijk wel met een link zodat ik weer terug naar de context kan.

 

Heel benieuwd, zit jij meer richting 1 of richting 2?

Mijn workflow:

Een Breinpaleis voor een lui persoon?

Een Breinpaleis voor een lui persoon?

Op de plekken waar ik mijn inspiratie zoek voor mijn Breinpaleis zie ik soms de meest fantastische dingen! “Oehh dat wil ik ook!” denk ik dan

Toch laat ik dat meestal even een momentje sudderen voor ik echt iets ga gebruiken.

Ik ken mezelf namelijk. Ik ben niet iemand die elke week een uur de tijd neemt om notities in de juiste mapjes te zetten. Ik ben ook niet iemand die het lang volhoud om elke dag iets te tracken. Ik zie daar het nut niet zo van in, en daarom houd ik het niet vol.

Ben ik dan lui? misschien wel, in dit aspect dan. Is dat slecht? Echt niet! Ik zie mijn Breinpaleis als een tool, een systeem, om te komen waar ik wil komen. Maar mijn Breinpaleis opgeruimd en netjes georganiseerd houden is niet een doel op zich.

Maar dat betekend wel dat je de boel slim moet inrichten zodat het niet een ongelofelijke bende wordt. Dat je het zo moet bouwen zodat je niet AFHANKELIJK bent van dat uurtje in de week om de boel op te ruimen. En dat heb ik volgens mij gedaan.

Daar gebruik ik 2 ingrediënten voor:

1. Bottom up organiseren

2. Vertrouwen op je eigen brein

Heel benieuwd, val jij in de luie categorie, het tegenovergestelde of iets daar tussenin?

Breinpaleis – de principes en het systeem

Breinpaleis – de principes en het systeem

Wat ís een Breinpaleis?

Om dat te beantwoorden breek ik de term Breinpaleis op in 2 delen:

  • de principes
  • het systeem

Het systeem

Een Breinpaleis is een systeem waar al jouw notities bij elkaar komen. Het is een plek waar je alles weer kunt terugvinden. Waar je stapje voor stapje bouwt aan jouw kennis. Waar je alles opslaat wat bij jou resoneert, maar alleen als er ook jouw eigen touch aan zit.

 

En in dat Breinpaleis ga je al die brokjes informatie aan elkaar knopen. Naast elkaar zetten of tegenover elkaar. Zodat het een netwerk wordt van gedachten en informatie, net zoals dat werkt in jouw brein.

 

Ons Brein is namelijk associatief. Dat betekent dat de ene gedachte de andere oproept, als je aan een ding denkt is daar iets anders aan gekoppeld, en denken we dus aan gerelateerde dingen. Als we aan een hond denken denken we bijvoorbeeld ook automatisch aan blaffen, huisdier of kat.

 

Associatief denken is dus ook wat centraal staat in het systeem het Breinpaleis. Notities en kennis aan elkaar knopen zodat er een netwerk van concepten ontstaat. Net als Wikipedia zegmaar.

 

Waarom zou ik dat moeten willen denk je misschien? Omdat informatie op een associatieve manier verbonden is, is het ook makkelijker terug te vinden (net als in jouw brein, weet je nog?). Maar wil je ook iets doen met deze informatie, kun je dit telkens hergebruiken als je daar dingen van maakt, blogs of artikelen of misschien wil je iets gewoon uitleggen aan iemand anders. Dit omdat jouw notities kleine brokjes informatie zijn, en er ook jouw touch aan zit. Je bouwt als het ware een steeds grotere collectie op, een steeds grotere context.

 

We zijn vaak geneigd notities te maken van de dingen die andere mensen vinden of hebben bedacht en schrijven dat dan op, terwijl het veel waardevoller is om dat op te schrijven in combinatie met onze gedachtes erbij. Vaak denk je, dat onthoud ik wel, ik ben er nu zo enthousiast over, maar hoe vaak is dat echt zo?

 

Doordat je jouw notities allemaal naar 1 systeem brengt, en dit systeem een software systeem is, kun je er daar ook gave dingen mee doen. Automatisch dingen laten herkennen. Een stukje informatie bewaren om later terug te lezen, of er een status aan hangen die jouw flow in gaat om van dat stukje informatie bijvoorbeeld een artikel te schrijven. Zodat niet al jouw brain-farts, farts blijven, maar daadwerkelijk iets worden wat je met de buitenwereld kan delen. Dan moet je wel een overzicht hebben wat je eigenlijk allemaal hebt, en daar kan dat systeem voor zorgen.

 

Het systeem het Breinpaleis bestaat dus uit 5 onderdelen.

 

  • Context bouwen – alles staat centraal hieraan

  • Literatuur management, om alle waardevolle informatie binnen te halen

  • Journaling, om er jouw touch aan te geven, jouw visie te uit te kristalliseren.

  • Product management, om een overzicht te maken van al jouw producten (eerder ook wel brain-farts genoemd), zodat je deze kan delen met de buitenwereld

  • Habit tracking – om gewoontes te spotten en te trainen, voor een stukje bewustwording en motivatie

 

De principes

Zo’n systeem is super fijn, maar hoe zorg je er voor dat je daar niet mega gestresst van wordt? Hoe zorg je er voor dat er niet alleen maar dingen bij komen die je moet doen, boeken die je nog wilt lezen, todo’s die je nog moet afstrepen?

Daarom zijn er de Breinpaleis principes.

  • Forceer een digitaal systeem niet op jou, maar pas het systeem aan zodat het past bij jou!

    • Onze tools zijn er voor ons en niet andersom. Hoe je het liefste leest en schrijft bijvoorbeeld. Een van de manieren om te zorgen dat alles in jouw digitale systeem komt, is door gewoon alles daar te doen. Maar de kans is zo klein dat dat systeem voor alles perfect werkt voor jou. Daarom kun je beter doen wat je altijd doet, en daarna zorgen dat alles bij elkaar komt.

  • Flexibiliteit is de vaardigheid van de toekomst.

    • Dat vertaalt zich in een heleboel. Welke tools je kent en hoe die uiteindelijk allemaal in jouw Breinpaleis terechtkomen. Maar ook dat je een breder begrip krijgt van de dingen waar je mee bezig bent. Doordat je context opbouwt door informatie aan elkaar te knopen kun je uitzoomen op de situatie. Maar aan alleen uitzoomen heb je niet zo veel als je de inhoud niet snapt, daarom kun je ook weer inzoomen op een klein stukje om daar de details van op te halen. Dit in en uitzoomen zorgt er voor dat je de situatie van meerdere kanten kunt bekijken en dus ook meerdere oplossingen ziet voor problemen.

  • Ken jezelf en luister daar naar.

    • Werk jouw visie uit, luister naar de stem diep in jou. We kunnen allemaal anderen napraten, maar jouw ervaringen tot nu toe zorgen voor een unieke voice. Luister daar dan ook naar, zowel als het gaat om de inhoud als daar omheen. Weet jij bijvoorbeeld wanneer jij het meest productief bent? Wanneer je het meest creatief bent? Wat is jouw ritme en jouw aandacht?

  • Essensialisme

    • kwaliteit boven kwantiteit – er is informatie aan overvloed, dus denk na voordat je iets de wereld in slingert. Ja ik weet dat dit advies niet goed is voor de statistieken en algoritmes, maar wel voor een betere wereld, toch?

    • menukaart boven todo-lijst – Je kunt niet alles doen, niet alles lezen. Dus behandel je todo lijst als een menu kaart. Pik er elke keer het belangrijkste of leukste of dat gene waar je op dat moment het meeste zin in hebt of je het meeste oplevert vanaf. Doe datgene goed, dan ben je daar mee bezig en vergeet je de rest. Totdat er weer een volgende keuze komt van jouw menukaart.

 

Het systeem en de principes van het Breinpaleis geven mij rust. Ze geven mij de rust om datgene wat ik doe, goed te doen. So good, they can’t ignore me! Het blockt de noise. Het maakt me wijzer. Het zorgt er voor dat ik daadwerkelijk dingen afmaak, en dat ik daar bovenop weer verder bouw.

Wil jij ook een Breinpaleis? De deuren zijn weer geopend!

🧠 De nieuwe ronde Bouw een Breinpaleis –>  https://www.breinpaleis.com/bouw
📰 Abonneren op de gratis Breinpaleis Express —> https://www.breinpaleis.com/Breinpaleisexpress
🗣️ Aan de slag met de Breinpaleis Principes in jouw organisatie? Ik kom er graag wat over vertellen –> https://breinpaleis.com/spreker/

 

Meer leren over het breinpaleis?

Samenwerken met Marieke

Online cursus

De online cursus helpt je om jouw eigen breinpaleis te bouwen. Aan het eind van de cursus staat jouw eigen Breinpaleis, én heb je de kennis om hem aan te passen naar jouw eigen wensen. De cursus leert je de fundamenteel andere manier van naar notities kijken. 

Keynote

We zijn als mensen gemaakt om te verbinden, het zit in ons systeem. Je bereikt veel meer met de kennis die je opdoet als je deze spiegelt met anderen. Als je daarnaast niet alleen iets doet met de kennis die je opdoet, maar het ook verrijkt met jouw eigen ervaringen en gevoelens.

Workshop

Inspiratie én practisch bezig zijn? In een workshop gaan we aan de slag met het gedachtengoed van het breinpaleis. Neem je laptop of telefoon (die heb je vast wel bij je...) mee 

Verrijking van een boek

Verrijking van een boek

Lezen is een kunst op zichzelf, een vaardigheid die we vaak als vanzelfsprekend beschouwen. Maar wat gebeurt er als we een boek oppakken en merken dat er iets ontbreekt, iets wat we normaal gesproken als vanzelfsprekend beschouwen? Dit was mijn ervaring toen ik begon met het lezen van het boek “Aandacht,” de vertaling van “Attention Span” van Gloria Mark.

 

Mijn eerste gedachte was: waar zijn de referenties gebleven? Gloria Mark, een onderzoeker aan de universiteit van Amerika, is een autoriteit op het gebied van aandacht onderzoek. Ik kon me simpelweg niet voorstellen dat haar boek geen referenties zou hebben. Zou dit een onderdeel zijn van een aandacht experiment? En zo ja, hoe zou dit van invloed zijn op mijn manier van lezen?

 

Ik behoor tot het type lezers dat graag de referenties nakijkt, vooral als het om wetenschappelijke literatuur gaat. Het geeft me context en helpt me om de informatie beter te plaatsen. Het stelt me in staat om de enkele zin in een boek of artikel in een breder perspectief te zien, met een solide basis in wetenschappelijk bewijs.

 

Maar verrassend genoeg ontdekte ik dat er voordelen zitten aan het lezen van een boek zonder referenties. Ten eerste, er is geen afleiding. Het vermijdt de beruchte “rabbit hole,” waarbij je dieper en dieper in onderzoek verzeild raakt en uiteindelijk vergeet waar je begonnen bent. Zonder de mogelijkheid om alles op te zoeken, blijf je gefocust op de tekst.

 

Daarnaast begon ik meer vertrouwen te hebben in de auteur. Het voelde alsof ik niet langer de behoefte had om elke bewering te controleren, omdat ik vertrouwde op de deskundigheid van de schrijver. Dit was bevrijdend, aangezien het controleren van referenties vaak veel tijd in beslag kan nemen.

 

Toch miste ik de referenties te veel, en nu heb ik het boek ook in het Engels, zodat ik na elk hoofdstuk de interessante studies kan opzoeken.

 

Het vinden van een balans is cruciaal, en dit hangt sterk af van het type boek of artikel dat je leest. Hier zijn enkele inspirerende ideeën uit andere literatuur die kunnen helpen:

 

  1. Lees-, luister- en kijktips aan het einde van een hoofdstuk: Dit is bijvoorbeeld te vinden in boeken zoals “Supermens” en “Game Changers.” Het geeft lezers extra bronnen en verdieping zonder de afleiding van directe referenties.
  2. Herhaling van referenties in de tekst: In het boek “The Extended Mind” worden de eerste paar regels van een zin herhaald, met de referentie erachter. Hierdoor zijn er geen vervelende nummers nodig in de algemene tekst. Op zich fijn, maar als je wat wilt nazoeken weet je dus niet waar er een referentie voor is, dat zie je alleen op de referentie lijst.
  3. Hyperlinks: Hyperlinks kunnen zowel een zegen als een vloek zijn. Ze zijn verleidelijk en wekken nieuwsgierigheid op en kunnen daarom afleidend zijn. Maar ze zijn ook super handig, je kunt precies highlighten waarover het gaat en linken naar de juiste bron. Het is vooral belangrijk om bewust te kiezen wanneer je op hyperlinks klikt. Het is natuurlijk niet de bedoeling om meer aan het klikken dan aan het lezen te zijn.
  4. Stel vragen aan het einde van hoofdstukken of artikelen: Zoals te vinden is in boeken zoals “How We Read Now” en “Ethics for People Who Work in Tech.” Deze vragen kunnen lezers aanmoedigen om dieper na te denken over de inhoud.
  5. QR-codes in fysieke planners: In de planner van Sanny (van Sanny zoekt geluk) worden QR-codes toegevoegd, waarmee fysieke en online content worden geïntegreerd. Zo kun je bijvoorbeeld bij elk hoofdstuk een filmpje toevoegen waar je dan naartoe kan via de qr code. Nou is een planner geen boek, en kan een QR code ook niet afleiden. Bij een boek is het vooral belangrijk dat een link naar iets anders je niet wegtrekt van het boek zelf.

Maar wat kun je zelf doen om het meeste uit je leeservaring te halen? Hoe laat je je niet afleiden door al die referenties? Hier zijn enkele ideeën:

 

  • Begin met gewoon lezen: Laat jezelf opgaan in het verhaal zonder te veel afleiding. Lees de tekst helemaal door en markeer hoogtepunten of maak aantekeningen als dat je helpt.
  • Bekijk referenties na elk hoofdstuk: Als je de drang voelt om meer te weten, bekijk dan de referenties na elk hoofdstuk of op een natuurlijke pauze in het lezen. Voeg persoonlijke ervaring toe aan wat je leest en zoek referenties op als dat nodig is.

  • Noteer je eigen gedachten: Maak notities van je gedachten en gevoelens terwijl je leest. Leg vooral in het moment je eigen gevoel en gedachten vast tijdens het lezen. Deze eigen gedachtes kunnen namelijk ook afleiden en het kan heel fijn zijn om ze gewoon uit je hoofd te halen zodat je je goed kunt focussen op wat er daadwerkelijk in de tekst staat.

Het is interessant om na te denken over hoe we lezen en hoe referenties onze leeservaring beïnvloeden. We moeten ons afvragen of toevoegingen zoals referenties ons daadwerkelijk helpen bij het begrijpen van de tekst of dat ze soms meer afleiden dan bijdragen. Dit roept belangrijke vragen op over de manier waarop we literatuur en informatie consumeren.

Sta jij weleens stil bij hoe je leest en wat je het prettigst vindt? Hoe ga jij om met referenties tijdens het lezen? Ik vind het een fascinerend onderwerp dat de manier waarop we kennis opnemen en begrijpen kan beïnvloeden.

 

Interessant? In deze referenties lees je meer: